A padronização nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) passa a ser obrigatória em janeiro de 2026 como parte da reforma tributária do consumo. Embora os novos campos relativos ao IBS e à CBS devam constar nas notas fiscais, inicialmente, sua ausência não impedirá a autorização dos documentos. A medida busca permitir uma fase de adaptação dos contribuintes, sem afastar a obrigatoriedade legal de cumprimento das novas obrigações acessórias.

No âmbito da reforma tributária do consumo, a padronização dos documentos fiscais assume papel central no processo de modernização do sistema tributário. A multiplicidade de layouts, regras locais e sistemas próprios de emissão de documentos fiscais sempre foi apontada como um dos principais fatores de complexidade e custo de conformidade no setor de serviços. A adoção de um padrão nacional busca enfrentar esse problema estrutural, ainda que, no curto prazo, traga novos desafios de adaptação.

A partir de 1º de janeiro de 2026, a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) deverá observar um padrão nacional, aplicável a todos os municípios brasileiros, consolidando esse documento como o principal suporte fiscal das operações de prestação de serviços. Na prática, isso significa que os contribuintes deverão adequar seus sistemas para atender a um layout único, ainda que preservadas algumas particularidades locais, sobretudo nos grandes centros urbanos.

Essa uniformização está inserida no período de transição dos tributos sobre o consumo. Entre 2029 e 2033, o ISS será gradualmente reduzido até sua extinção definitiva, enquanto o IBS será implementado de forma progressiva, alcançando plena vigência ao final desse intervalo. A convivência temporária entre regimes distintos exigirá atenção redobrada dos contribuintes, que precisarão lidar simultaneamente com tributos e obrigações acessórias em extinção e outros em fase inicial de implementação.

Modelo nacional simplifica processo

A adoção de um modelo nacional de NFS-e tem como objetivo simplificar esse processo, reduzindo assimetrias e complexidades operacionais. Contudo, essa simplificação não se dará de forma imediata. No curto prazo, é esperado um aumento de custos indiretos relacionados à atualização de sistemas, treinamento de equipes e revisão de rotinas fiscais, especialmente para empresas com elevado volume de emissão de documentos fiscais.

Atualmente, a maior parte dos municípios já aderiu ao padrão nacional. O município de São Paulo, por exemplo, formalizou sua adesão e publicou orientações em novembro de 2025, por meio do Manual de Utilização do Web Service — versão 3.3.4. Embora mantenha seu emissor próprio (Nota Fiscal Paulistana), a emissão continuará sendo realizada via portal e webservice, com a inclusão de campos adicionais relativos ao IBS e à CBS, os quais deverão ser preenchidos pelo contribuinte desde 1º de janeiro de 2026.

Além dos valores de IBS e CBS, também deverão ser destacados nas notas fiscais o Código de Situação Tributária (CST) e o Código de Classificação Tributária (CClassTrib). Esses novos campos exigem especial atenção, pois impactam diretamente a correta apuração dos tributos e a apropriação de créditos no novo sistema. Erros de classificação poderão gerar inconsistências que, embora não impeçam a autorização da nota fiscal em um primeiro momento, podem resultar em questionamentos futuros.

Após a emissão, as notas serão automaticamente convertidas para o layout nacional e encaminhadas ao Ambiente de Dados Nacional (ADN), onde será possível consultar a nota fiscal por meio de um ID que será gerado no momento de emissão do documento fiscal. A centralização dessas informações representa um avanço relevante em termos de transparência e controle fiscal, mas também impõe novos desafios relacionados à governança de dados e à integração entre os Entes Federativos.

Tolerância operacional ao preencher notas fiscais

Em complemento, a Receita Federal do Brasil e o Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat) estabeleceram, por meio da Nota Técnica nº 1.33, divulgada em 1º de dezembro, que o preenchimento dos campos referentes ao IBS e à CBS não será exigido como critério de validação no início de janeiro de 2026. Assim, as notas fiscais emitidas a partir dessa data não serão rejeitadas pela ausência dessas informações.

Essa flexibilização inicial tem caráter eminentemente pragmático e busca evitar a paralisação das operações econômicas diante de eventuais falhas técnicas ou dificuldades de adaptação. No entanto, não deve ser interpretada como dispensa do cumprimento das novas obrigações acessórias, mas sim como um período de tolerância operacional.

Apesar disso, a obrigatoriedade legal de informar o IBS e a CBS permanece vigente, ainda que, nesse primeiro momento, sua omissão não impeça a autorização do documento fiscal. A expectativa é de que a exigência passe a ser efetivamente validada nos meses seguintes, após o período inicial de adaptação. Nesse contexto, a omissão reiterada dessas informações pode expor o contribuinte a riscos fiscais relevantes no médio prazo.

Com o início da fase de transição em 1º de janeiro de 2026, as empresas, excetuadas as optantes pelo Simples Nacional, deverão informar o IBS e a CBS na emissão de notas fiscais (NF-e, NFC-e e NFS-e). A adaptação será especialmente sensível para os prestadores de serviços, historicamente sujeitos a um sistema fragmentado de tributação municipal.

Alíquotas simbólicas durante fase de testes

Durante o período de testes, que se estenderá até 31 de dezembro de 2026, serão aplicadas alíquotas simbólicas de 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS, porém sem aumento efetivo da carga tributária, uma vez que estes valores serão compensados com débitos de PIS e Cofins ou, na ausência ou insuficiência de débitos dessas contribuições, o contribuinte poderá efetuar a referida compensação com outros tributos federais ou, ainda, requerer a restituição.

Ainda que a neutralidade fiscal seja preservada nesse momento inicial, o impacto operacional não deve ser subestimado. A convivência entre sistemas antigos e novos, aliada à necessidade de correta parametrização das informações fiscais, tende a elevar o risco de erros e retrabalho. Por isso, o ano de 2026 deve ser encarado não apenas como um período de testes formais, mas como uma etapa decisiva de preparação para a efetiva substituição dos tributos sobre o consumo.

Em última análise, o sucesso da reforma tributária do consumo dependerá da capacidade de os contribuintes anteciparem ajustes, revisarem processos e acompanharem de perto a evolução normativa. A padronização nacional da NFS-e é um passo relevante nessa direção, mas seus efeitos práticos dependerão da forma como a transição será conduzida e assimilada pelo mercado.

FONTE: CONSULTOR JURÍDICO – POR LEONARDO ZENKOO MATSUMOTO