Mapeamento dos processos financeiros, automatização e formação de um time especializado são recomendações de especialistas para as médias empresas.

A reforma tributária entrará em vigor em pouco mais de dois meses, no início de 2026. É uma tentativa de minimizar a notória complexidade fiscal brasileira para as empresas – o que requer especial atenção às médias. Muitos desses negócios, a partir de R$ 4,8 milhões de faturamento por ano (limite para a adesão ao Simples), ainda têm características de pequenas companhias do ponto de vista fiscal, fazendo emissões manuais e entrando no sistema da Prefeitura para emitir notas fiscais.

“Sim, muitas, nesse início de faixa de faturamento, ainda estão presas à manualidade, resolvendo tudo com planilhas e formulários. Elas não tiveram tempo, caixa ou conhecimento para perceber que seu tamanho mudou, que precisam se adaptar, inovar e digitalizar”, diz Guto Fragoso, fundador e CFO da Kamino, empresa especializada em otimização financeira, com foco em pequenas e médias.

Outras empresas já estão mais integradas, com processos estabelecidos e softwares de Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERPs). Mas isso não significa que tudo fica mais fácil. “Fizemos um levantamento comparativo entre ERPs e percebemos que a complexidade fiscal brasileira é até dez vezes maior que a americana”, afirma Fragoso com base nas operações da Kamino nos dois países. A companhia tem uma estrutura offshore com investidores em uma holding sediada nos EUA. Ou seja, um mesmo software que atende bem ao contexto americano precisa ter mais que o dobro de complexidade para operar no Brasil.

Um dos principais desafios para as médias é seu próprio crescimento” — Luís Garcia, advogado tributarista

Segundo ele, o que dificulta o cenário brasileiro é que a gestão financeira e a apuração de impostos, duas operações, em tese, distintas, acontecem ao mesmo tempo e em tempo real no Brasil, com seus sistemas sempre interligados.

Ou seja, cada nota fiscal tem seus impostos e é processada dentro do aparato financeiro da empresa. Portanto, o ERP brasileiro não é apenas um software contábil, mas um sistema fiscal completo. “Ele precisa calcular, apurar e transmitir informações de forma integrada e constante. Essa exigência eleva o custo e a complexidade da operação, especialmente para as médias empresas”, diz Fragoso.

O Brasil, com as esferas federal, estaduais e municipais muito apartadas e com seus próprios tributos, soma complicação à vida das empresas. “Um dos principais desafios para as médias é seu próprio crescimento”, afirma Luís Garcia. Segundo ele, essas companhias passam de uma situação em que não tinham uma profissionalização na questão tributária, com a função delegada a um escritório de contabilidade, por exemplo, a um em que se veem até mesmo com dificuldade de calcular corretamente tributos, muitas vezes pagando mais do que deveriam.

“As médias de serviços, por exemplo, precisam urgentemente se organizar, pois podem se tornar inviáveis com a reforma tributária”, diz Garcia. Ele afirma que vai haver uma carga muito grande sobre o setor de serviços, por uma série de particularidades, e que somente uma melhoria operacional poderá compensar a perda com esse aumento da carga tributária.

Confira dicas dos especialistas de como navegar pela complexidade fiscal brasileira:

Dê um passo em direção à tecnologia

Hoje, com tecnologia em nuvem, IA e toda a digitalização, não faz sentido como boa parte do mercado ainda atua, dizem os especialistas. “A empresa tem um software, existe um banco e os dois trocam arquivos. Você gera um, manda para a entidade e ela paga. Ela gera um arquivo de retorno e aí você imputa no sistema e faz sua conciliação para ver se o que registrou foi pago. Isso já ficou para trás e tem muita média empresa fazendo isso”, afirma Fragoso. É o tradicional CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária), que padroniza o layout de arquivos para que os dois lados se entendam.

“Foi uma inovação extraordinária, mas em 1970. Hoje estamos em outro mundo, com as APIs (Interface de Programação de Aplicações), que permitem dois softwares diferentes conversarem, bancos embarcados etc. Logo mais, você vai falar para seu software: ‘Lança isso, paga isso’. O mundo vai estar integrado em uma situação em que o banco e o software serão a mesma coisa”. Segundo Fragoso, existem até empresas grandes no Brasil ainda com dois ou três analistas só checando CNABs, durante todo o dia, gerando milhares de horas gastas.

Automatize

“É preciso automatizar tarefas repetitivas e operacionais, mesmo que o sistema seja complexo”, diz Fragoso. É importante para a média empresa otimizar seu tempo e sair do dilema de investir em inovação, no negócio ou contratar um time para fazer gestão financeira e contábil. Não há mais espaço para planilhas manuais: já existem, até mesmo antes da proliferação da Inteligência Artificial, vários softwares que têm como objetivo resolver essas questões tributárias.

Tenha um time de talento

Para a média que já tem um razoável faturamento, colocar a mão no bolso pode trazer benefícios e economia. “Um dos primeiros passos para sair do emaranhado tributário é ter um time de talento, para saber o que o negócio precisa. A empresa pode também capacitar seus próprios colaboradores. Hoje existem cursos de finanças, ou online, ou na própria Fundação Getúlio Vargas. Não é preciso um longo MBA. São cursos que abrem a mente”, diz Fragoso.

Mapeie seus processos

“Outra necessidade para administrar complexidades é essa média empresa mapear bem seus processos financeiros”, afirma o fundador da Kamino. Desde a entrada de um pedido de compra até o recebimento da fatura do cliente, é preciso saber quem é o dono daquele processo, qual é a métrica usada – ou seja, ter um desenho claro do processo. E ele bate na mesma tecla: digitalize o que puder.

Tenha controle sobre seu caixa

Segundo os especialistas consultados pelo Valor, não tem como pensar na questão tributária sem pensar na gestão do caixa em si. Ter um controle muito detalhado, saber aonde está se gastando, aonde estão as despesas. “Dentro de uma pequena, um Sebrae pode auxiliar nisso. Já para as médias, ter o controle do caixa pode significar ter fôlego para poder investir no negócio, algo que deveria ser superimportante e prioritário para a empresa”, afirma Fragoso.

Não deixe o silêncio arrecadatório ensurdecer a empresa

“O governo, quando recebe um pouco a menos do que deveria, se manifesta. Quando recebe a mais, não fala nada. É o chamado ‘silêncio arrecadatório'”. Diante da afirmação de Garcia, muitas médias empresas, por desconhecimento, podem estar pagando mais tributos do que devem. Por isso, ele aconselha fazer um mapeamento dos últimos cinco anos para descobrir se algo foi pago a mais. E se sim, ir atrás do dinheiro.

Cuidado com o tranco da reforma

A Reforma Tributária terá um período de transição para as empresas se adequarem, que vai de 2026 a 2033. O ano de 2026 será um teste, uma “última chance”, segundo os consultores. “Em 2027, com o fim e substituição de alguns tributos, pode começar a haver um agravamento muito rápido da situação tributária dentro das empresas. Parece uma transição lenta, mas do ponto de vista da existência de um negócio, não é tão lenta assim. Não espere 2027 para sentir o tranco. Comece a trabalhar todo esse cenário tributário agora”, diz Garcia.

Cuidado, também, com a disrupção

A reforma, como um todo, terá vantagens, como a unificação das alíquotas e a simplificação do imposto sobre o valor agregado, ou VAT, por exemplo. “Mas na minha opinião é uma reforma muito disruptiva, imprevisível”, diz Garcia, que acredita que um dos pontos favoráveis também é acabar com a guerra fiscal. Ele enumera o complexo sistema tributário atual, que tem o ICMS, o Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI), o Programa de Integração Social (PIS), a Cofins, o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). E dá seu veredicto: “A reforma praticamente joga tudo isso no lixo para criar uma nova situação, com a substituição pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). Eu acho isso muito complicado. Poderia ser uma mudança gradativa.”

Como ficam os impostos das médias?

Hoje, a análise de especialistas é de que empresas de serviços podem acabar pagando a conta da redução de arrecadação do setor industrial – e que o governo não está reparando que os serviços não vão conseguir passar todo esse aumento de custo para o preço. Essa média vai ter uma queda de demanda que precisaria ser projetada com uma melhoria operacional interna. “O que nos preocupa é essa falta de ciência da gravidade da situação nesse setor, que será muito afetado, e onde está grande parte das empresas brasileiras, tanto de porte médio como pequeno também”, diz Garcia.

Avalie seu setor antes e após a reforma

A reforma será um benefício ou um prejuízo? “Depende do setor. No industrial, para a média, sim. A do agronegócio vai precisar se organizar. O do comércio, tanto varejo quanto atacado, praticamente vai ficar numa situação muito semelhante à atual, com uma pequena redução. O de serviços vai ser prejudicado em termos de mais pagamento de tributos. Todas, no fundo, vão ser beneficiadas pela simplificação, mas isso não significa redução de carga tributária. Por exemplo: com a reforma, o Brasil terá o maior imposto sobre o consumo do mundo. Alguns analistas falam em 28,5%, até 30%, o que é consideravelmente acima dos demais países que têm o VAT.”

Cuidado com o fisco

Fragoso, com sua experiência comparativa com os EUA – Benjamin Gleason, que estudou finanças na Wharton School e passou por várias empresas por lá –, lembra que a América tem uma estabilidade institucional de mais de um século. “Lá já existe essa cultura do formulário, que pode ser digital, mas é uma economia focada na confiança, com a apuração fiscal feita a posteriori e por amostragem. Lá a legislação é pró-negócio. O governo diz: ‘Faça o seu negócio e depois me mande o formulário se eu tiver alguma dúvida, vou atrás de você. E se eu pegar algo errado, a coisa vai ser séria’. No Brasil, existe uma desconfiança de que todo mundo vai fazer alguma coisa errada, então o governo pensa: ‘Vamos integrar tudo que eu pego na hora’. Nenhuma literatura fala sobre isso, mas essa é minha impressão da diferença entre os países.”

FONTE: VALOR ECONÔMICO – POR RICARDO IVANOV — SÃO PAULO