{"id":6339,"date":"2020-01-14T11:58:24","date_gmt":"2020-01-14T14:58:24","guid":{"rendered":"http:\/\/bonettiassociados.com.br\/?p=6339"},"modified":"2020-01-14T11:58:24","modified_gmt":"2020-01-14T14:58:24","slug":"qual-e-o-prazo-para-guardar-os-documentos-da-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/bonettiassociados.com.br\/index.php\/2020\/01\/14\/qual-e-o-prazo-para-guardar-os-documentos-da-sua-empresa\/","title":{"rendered":"QUAL \u00c9 O PRAZO PARA GUARDAR OS DOCUMENTOS DA SUA EMPRESA?"},"content":{"rendered":"

Empres\u00e1rio que n\u00e3o guardar documentos no prazo determinado pode pagar novamente o tributo ou at\u00e9 ser multado.<\/span><\/p>\n

A organiza\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 uma das a\u00e7\u00f5es mais comuns e que os empres\u00e1rios precisam ter aten\u00e7\u00e3o para n\u00e3o terem preju\u00edzos no futuro. Por isso, \u00e9 importante saber por quanto tempo se deve guardar cada registro.<\/span><\/p>\n

Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas s\u00e3o os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos cont\u00e1beis, livros fiscais e declara\u00e7\u00f5es entregues ao Fisco; bem como os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de sal\u00e1rios.<\/span><\/p>\n

De acordo com a assessoria jur\u00eddica da Federa\u00e7\u00e3o do Com\u00e9rcio de Bens, Servi\u00e7os e Turismo do Estado de S\u00e3o Paulo (FecomercioSP), o per\u00edodo m\u00e9dio de guarda \u00e9 de cinco anos.<\/span><\/p>\n

No entanto, em alguns casos \u00e9 necess\u00e1rio armazenar os documentos trabalhistas por dez anos \u2013 como a folha de pagamento e o registro eletr\u00f4nico \u2013, al\u00e9m da recomenda\u00e7\u00e3o de se arquivar os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Servi\u00e7o (FGTS) por 30 anos.<\/span><\/p>\n

Vale lembrar que h\u00e1 situa\u00e7\u00f5es em que o empres\u00e1rio deva guardar as comprova\u00e7\u00f5es por prazo indeterminado, como o contrato de trabalho e o livro de empregados, por raz\u00e3o da concess\u00e3o de benef\u00edcios previdenci\u00e1rios. Por\u00e9m, a guarda desse tipo de documento n\u00e3o ser\u00e1 mais necess\u00e1ria para as empresas que s\u00e3o obrigadas a enviar informa\u00e7\u00f5es ao eSocial.<\/span><\/p>\n

Caso a empresa perca ou n\u00e3o armazene os documentos no per\u00edodo estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou at\u00e9 ser multada por n\u00e3o apresentar o comprovante \u00e0 fiscaliza\u00e7\u00e3o. Al\u00e9m disso, a aus\u00eancia de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscaliza\u00e7\u00e3o ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.<\/span><\/p>\n

Prazo para guardar documentos\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Veja abaixo o prazo previsto para guardar cada tipo de documento:<\/span><\/p>\n

Tribut\u00e1rio:<\/span><\/p>\n

Prazo: 5 anos<\/span><\/p>\n

– Imposto de Renda (IR)<\/span><\/p>\n

– Contribui\u00e7\u00e3o Social sobre Lucro L\u00edquido (CSLL)<\/span><\/p>\n

– Programa de Integra\u00e7\u00e3o Social (PIS)<\/span><\/p>\n

– Contribui\u00e7\u00e3o para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)<\/span><\/p>\n

– Simples Nacional<\/span><\/p>\n

– Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lan\u00e7amentos<\/span><\/p>\n

– Livros fiscais e cont\u00e1beis<\/span><\/p>\n

– Sistemas eletr\u00f4nicos de dados de escritura\u00e7\u00e3o fiscal ou cont\u00e1bil<\/span><\/p>\n

– Declara\u00e7\u00f5es: DIPJ, DCTF, Dirf<\/span><\/p>\n

– Declara\u00e7\u00e3o de Ajuste Anual – declara\u00e7\u00e3o e comprovantes de lan\u00e7amentos<\/span><\/p>\n

Trabalhista e Previdenci\u00e1rio:<\/span><\/p>\n

Prazo: 30 anos<\/span><\/p>\n

– Fundo de Garantia do Tempo de Servi\u00e7o (FGTS)<\/span><\/p>\n

– Guia de Recolhimento do FGTS e Informa\u00e7\u00f5es \u00e0 Previd\u00eancia Social (GFIP)<\/span><\/p>\n

– Guia de recolhimento rescis\u00f3rio do FGTS e da contribui\u00e7\u00e3o social (GRFC)<\/span><\/p>\n

Prazo: 10 anos<\/span><\/p>\n

– Folha de pagamento<\/span><\/p>\n

– Sistemas eletr\u00f4nicos de dados trabalhistas e previdenci\u00e1rios<\/span><\/p>\n

Prazo: 5 anos<\/span><\/p>\n

– Contribui\u00e7\u00e3o previdenci\u00e1ria (GPS)<\/span><\/p>\n

– Contribui\u00e7\u00e3o sindical (GRCSU)<\/span><\/p>\n

– Recibo de pagamento de sal\u00e1rio, de f\u00e9rias, de 13\u00ba sal\u00e1rio e controle de ponto<\/span><\/p>\n

– Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)<\/span><\/p>\n

– Rela\u00e7\u00e3o Anual de Informa\u00e7\u00f5es Sociais (Rais)<\/span><\/p>\n

Prazo: 2 anos<\/span><\/p>\n

– Termo de rescis\u00e3o do contrato de trabalho, pedido de demiss\u00e3o e aviso-pr\u00e9vio<\/span><\/p>\n

Prazo: Indeterminado<\/span><\/p>\n

– Contrato de Trabalho<\/span><\/p>\n

– Livro ou ficha de registro de empregado<\/span><\/p>\n

Guardar documentos na nuvem<\/span><\/p>\n

Atualmente, as empresas podem armazenar e encontrar seus documentos com mais facilidade, visto que \u00e9 poss\u00edvel escanear e organizar os comprovantes em arquivos digitais, seja em m\u00eddias f\u00edsicas \u2013 pendrives e HDs externos \u2013, e em plataformas de armazenamento na nuvem.<\/span><\/p>\n

Segundo a assessoria jur\u00eddica da Federa\u00e7\u00e3o, os livros e os documentos fiscais podem ser armazenados em meio eletr\u00f4nico, \u00f3tico ou equivalente, tendo o mesmo valor probat\u00f3rio do original para fins de prova em procedimentos de fiscaliza\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Contudo, \u00e9 importante que o empres\u00e1rio assegure a guarda dos arquivos digitais durante um per\u00edodo, mantendo uma c\u00f3pia de seguran\u00e7a e consultando o entendimento dos fiscos estadual e municipal antes de destruir os documentos f\u00edsicos.<\/span><\/p>\n

FONTE: Fecom\u00e9rcio SP<\/strong><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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